Selbst ist der Mann – Buchhaltung selbst erledigen

Als Unternehmer bist du zu einer fortlaufenden und rechtskonformen Buchhaltung verpflichtet. Für viele gehört diese administrative Aufgabe nicht gerade zu den beliebtesten Tätigkeiten. Sie wird oft als mühsam wahrgenommen, gibt es doch jede Menge rechtliche Vorschriften zu beachten. Zudem ist sie zeitintensiv. Gerade für Unternehmer, die ohnehin terminlich schon stark eingebunden sind, nicht immer einfach. Es gibt allerdings einige Tipps sowie Hilfsmittel, welche Unterstützung bieten und für Erleichterung sorgen.

Buchhaltung selbst erledigen – so gehst du vor

Unterlagen vollständig halten

Unabhängig davon, ob du die Buchhaltung selbst erledigst oder erledigen lässt: Du solltest immer darauf achten, dass dafür benötigte Unterlagen vollständig und geordnet sind. Das erspart sowohl dir selbst als auch dem Steuerberater viel Zeit. Rechnungen und Belege sollten nach Datum sortiert werden. Das erleichtert die strukturierte Aufnahme der Daten in ein digitales System. Zudem sind einzelne Unterlagen so schneller auffindbar.

Unterstützende Hilfsmittel heranziehen

Wohl kaum ein Unternehmer erstellt heutzutage die Buchhaltung noch handschriftlich. Ein Umstieg auf digitale Programme ist längst vollzogen. Spezielle Buchhaltungssoftware erleichtert dabei die Arbeit enorm.

• Du sparst Zeit, weil du wichtige Daten nur einmal in das Programm aufnehmen musst.
• Du minimierst Arbeits- und Zeitaufwand, weil du alle Zahlen lediglich in vorgefertigte Masken eintragen musst.
• Fehler lassen sich durch automatische Updates der Software vermeiden. Diese ist so immer auf dem aktuellsten rechtlichen Stand. Haben sich Steuersätze geändert, wird das sofort vom Programm übernommen. Fehlermeldungen des Systems machen auf falsche Einträge sofort aufmerksam.
• Ein überschaubares Dashboard sorgt dafür, dass du leicht den Überblick über wichtige Unternehmenszahlen behältst.

Was solltest du dabei beachten? Bevor du dich für ein bestimmtes Programm entscheidest, kannst du dich in diesem Kaufratgeber darüber informieren, welche Software zu dir passt. Einige Anbieter geben dir die Möglichkeit eines Testlaufs für ein paar Monate. Dabei kannst du dir die einzelnen Funktionen näher anschauen und ausprobieren, welche Bedienoberfläche dir am ehesten liegt. Vergleiche die Preise und Leistungen unterschiedlicher Anbieter, um die Software zu finden, bei der das Preis-Leistungs-Verhältnis am besten passt. Manche Programme sind speziell auf bestimmte Unternehmensgrößen ausgelegt. Auch das sollte natürlich individuell zu deinem Betrieb passen. Entsprechende Angaben findest du in der Regel in der Produktbeschreibung.

Cloud oder Desktop?

Wer die Buchhaltung mit einem Programm selbst erledigen möchte, hat die Wahl zwischen zwei möglichen Lösungen:

• Cloudbasierte Online-Lösungen
• Software-Vollversionen

Online-Lösung

Diese Variante ist jederzeit im Internet für dich verfügbar. Es ist keine Installation erforderlich. Einzige Voraussetzung ist entsprechend ein funktionierender Internetzugang. Der große Vorteil liegt hierbei darin, dass du deine Buchhaltung von überall aus erledigen kannst – unabhängig davon, ob du gerade zuhause, im Büro oder auf Dienstreise bist. Einige Programme funktionieren unabhängig von einem Betriebssystem, auf deinem Mac also ebenso wie auf einem Windows- oder Linux-Rechner. Falls du mit unterschiedlichen Systemen arbeitest, solltest du bei der Auswahl der Software auf diese Funktion achten.

Gut zu wissen: Häufig bieten Cloud-Lösungen einen geringeren Funktionsumfang im Vergleich zu Vollversionen. Oft lässt sich mit ihnen ausschließlich die einfache Buchhaltung einschließlich der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, nicht aber die doppelte Buchführung. Sie kommen daher vor allem in Frage für:

• Existenzgründer
• Nebengewerblich Selbstständige
• Freiberufler

Desktop-Version

Vollversionen werden fest auf dem PC installiert. Sie verfügen über zahlreiche Module zur Erstellung des Jahresabschlusses sowie der Bilanz, also einen breiten Leistungsumfang. Eingabehilfen und integrierte Programm-Assistenten bieten Unterstützung bei der Erstellung der Buchhaltung. Desktop-Versionen eignen sich deshalb bestens für kleine und mittlere Unternehmen, welche die komplette Finanzbuchhaltung selbstständig erledigen möchten. Ihr Nachteil besteht eventuell darin, dass sie meist ausschließlich auf Windows-Rechnern verwendet werden können. Die Durchführung von Updates sowie Wartung und Datensicherung musst du selbstständig durchführen.

Wann startest du am besten mit der Buchhaltung per Software?

Du hast dein Unternehmen gerade erst gegründet oder bisher die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch genommen und möchtest jetzt auf eine Buchhaltungssoftware umsteigen? Ein geeigneter Zeitpunkt dafür ist der Beginn eines Wirtschaftsjahres. Das ist in den meisten Branchen der 1. Januar.

Was sind die Alternativen?

Du traust dir die Erstellung der Buchhaltung (noch) nicht selbst zu? Dann kannst du dir Unterstützung von einem externen Buchhalter oder einem Steuerberater holen. Bedenke allerdings, dass du diesem dann Einsicht in deine Unternehmensdaten gewähren und ihn für seine Leistungen bezahlen musst. Sogenannte Buchhaltungshelfer stehen dir eher beratend zur Seite. Ihr Leistungsspektrum reicht in der Regel nicht ganz so weit wie das eines Steuerberaters. Sie sind dafür allerdings kostengünstiger. Alternativ kannst du die Buchhaltung auch selbst erledigen und den Steuerberater lediglich mit einer Überprüfung beauftragen. Das hat verschiedene Vorteile:

• Du behältst selbst den Überblick über wichtige Unternehmenszahlen.
• Du eignest dir wichtiges fachliches Know-how in Sachen Buchhaltung an.
• Muss der Steuerberater nur einen Kontrollblick über deine Daten werfen, ist das für ihn mit weit weniger Arbeitsaufwand verbunden. Das kostet dich weniger, als wenn du ihn beispielsweise den kompletten Jahresabschluss erstellen lässt. Trotzdem sorgst du so für Sicherheit gegenüber dem Finanzamt: Nach einer fachmännischen Prüfung kannst du dich darauf verlassen, dass deine Buchhaltung rechtskonform ist.
• Bei Nachfragen wendet sich das Finanzamt an deinen Steuerberater. Dieser kann schnell eine qualifizierte Antwort geben. Du sparst dir Zeit und kannst dich uneingeschränkt auf das Tagesgeschäft konzentrieren.